Jak importovat kontakty

Importujte databázi kontaktů do CRM systému a začněte efektivně komunikovat se svými zákazníky.

Video nápověda

Import samotného kontaktu

Ve vertikálním menu klikněte na Contacts.  Následně vyberte, do jaké databáze budete chtít kontakt naimportovat. Vybrat si můžete buď z Persons (osoby), nebo Companies (společnosti).

Zobrazí se vám nová podstránka, kde v pravém horním rohu klikněte na tlačítko „Add company“ nebo "Add person".

Zobrazí se vám nové modální okno, kde vyplníte údaje kontaktu. V druhé polovině formuláře můžete vložit tag, telefonní číslo, e-mail a webovou stránku. Vyplněné údaje potvrdíte kliknutím na tlačítko „Save“.

Následně budete přesměrováni do detailu uloženého kontaktu.

Zda je kontakt naimportovaný správně si můžete zkontrolovat v sekci Contacts - Persons nebo Companies.

Odstranění kontaktu

V případě, že budete chtít kontakty odstranit. Zaškrtnete checkbox v prvním sloupci u vybraného kontaktu.

Poté se zaktivují akce nad seznamem kontaktů. Z nich si vyberete možnost „Delete“.

Výběr potvrdíte tlačítkem „Execute“ a následně dojde ke smazání kontaktu.

Import více kontaktů

Ve vertikálním menu klikněte na Contacts a poté na Imports.

Budete přesměrováni na novou podstránku, kde kliknete na tlačítko „New import“.

Upload method

Zobrazí se vám první krok importu kontaktů do Reago CRM. 

Z nabídky si vyberte nahrání dat pomocí kopírování a následného vložení do tabulky v následujícím kroku "Copy and paste from file" nebo nahráním samotného souboru ve formátu .csv nebo .txt "CSV or tab-delimeted text". Výběr potvrďte kliknutím na tlačítko "Next step to upload data". 

Upload data - copy and paste from file

V případě výběru možnosti Copy and paste from file budete přesměrováni do druhého kroku importu dat.

Do kolonky Import name vyplňte vlastní název importu. 

U Contact type vyberte, do jaké databáze se mají kontakty naimportovat. 

Pokud tabulka obsahuje i první řádek s názvy sloupců, ponechte zaškrtnutou možnost Header row

Do prostoru tabulky Paste data from spreadsheet vložte zkopírovaná data. 

Vše potvrďte kliknutím na tlačítko "Upload". 

Upload data - CSV or tab-delimeted text

V případě výběru možnosti CSV or tab-delimeted text budete přesměrováni do druhého kroku importu dat.

Do kolonky Import name vyplňte vlastní název importu.

U Contact type vyberte, do jaké databáze se mají kontakty naimportovat.

U Delimiter doporučujeme ponechat automatické nastavení. 

U Enclosure poté vyberte znak, který ohraničuje hodnoty mezi jednotlivými sloupci 

Pokud tabulka obsahuje i první řádek s názvy sloupců, ponechte zaškrtnutou možnost Header row.

U CSV file nahrajte soubor s kontakty, který budete chtít importovat. 

Match uploaded data

Ve třetím kroku importu je důležité sjednotit sloupce z importovaných dat se sloupci v Reago CRM. 

V prvních dvou sloupcích jsou zobrazovaná data z importovaného souboru. 

Ve třetím pak vybíráte názvy sloupců v Reago CRM, které budou odpovídat hodnotám z importovaného souboru. 

V posledním sloupci pak vyberte hodnotu, kterou systém bude brát jako primární pro sjednocení nových dat se stávajícími daty v Reago CRM. 

Vše potvrdíte kliknutím na tlačítko "Continue".

Edit uploaded data

Ve čtvrtém kroku uvidíte souhrn hodnot v rámci importovaného souboru. Zjistíte zde, kolik kontaktů je vhodných k importu a bude naimportováno. Zároveň ověříte, kolik kontaktů je neplatných a kolik duplicitních. Duplicitní a neplatné kontakty můžete v tomto kroku upravit. Tato data nebudou do Reago CRM importována! 

Matching process

V předposledním kroku volíte, jak má být s nově importovanými daty naloženo vůči stávajícím datům v Reago CRM. 

No match - unikátní kontakty, které v Reago CRM nejsou k dispozici. 
One match - kontakty, které jsou jak v importovaném souboru, tak i v Reago CRM. 
Multiple matches - kontakty, které jsou v Reago CRM vícekrát. Zde systém vyhodnocuje již stávající stav dat v CRM systému.

U výše uvedených stavů vybíráte možnosti, jak s nimi bude systém dále pracovat.

Imported - data budou importována
Updated - data budou aktualizována
Updated (last created person) - data budou aktualizována u posledního přidaného kontaktu v Reago CRM
Updated (first created person) - data budou aktualizována u prvního přidaného kontaktu v Reago CRM
Skipped - data nebudou nahrána

Kontakty si můžete označit i tagem.

U kontaktu důrazně doporučujeme nastavit oprávnění (Consents) s nakládáním daného kontaktu. Tyto možnosti jsou k dispozici u každého stavu - No match, One match, Multiple matches. Bez nastavení oprávnění nelze odesílat kampaně. 

V případě, že se nejedná o první import a do systému importujete nová data o kontaktech, které již v Reago CRM naimportované máte (data ve sloupci One match) a zároveň u těchto již importovaných kontaktů máte nastavené oprávnění, oprávnění v tomto kroku importu nemusíte vybírat. V případě, že byste zde oprávnění vybrali, dojde k aktualizaci těchto dat u již stávajících kontaktů v Reago CRM. 

Nastavení potvrdíte kliknutím na tlačítko "Continue".

Summary import dat

Poslední krok importu dat, ve kterém získáte přehled o tom, kolik kontaktů bylo nově importováno či aktualizováno.