Jak importovat kontakty

Importujte databázi kontaktů do CRM systému a začněte efektivně komunikovat se svými zákazníky.

Video nápověda

Přidání samotného kontaktu

Ve vertikálním menu klikněte na Kontakty.  Následně vyberte, do jaké databáze budete chtít kontakt naimportovat. Vybrat si můžete buď z Osob, nebo Společností.

Zobrazí se vám nová podstránka, kde v pravém horním rohu klikněte na tlačítko „Přidat". Zde vyberete Osobu nebo Společnost, dle toho, o jaký typ kontaktu se jedná.

Zobrazí se vám nové modální okno, kde vyplníte údaje kontaktu. V druhé polovině formuláře můžete vložit tag, telefonní číslo, e-mail a webovou stránku. Vyplněné údaje potvrdíte kliknutím na tlačítko „Uložit“.

Následně budete přesměrováni do detailu uloženého kontaktu.

V detailu takto uložené kontaktu nezapomeňte!!! přidat potřebné GDPR oprávnění, aby na kontakt bylo možné odesílat newsletter. 

Klikněte na záložku Oprávnění.

Poté na tlačítko Přidat oprávnění. 

Ze seznamu poté vyberte Základní e-mail GDPR oprávnění v případě, že chcete odesílat na kontakt newslettery, nebo Základní SMS GDPR oprávnění v případě, že chcete na kontakty odesílat SMS zprávy. A klikněte na Uložit. 

Zda je kontakt naimportovaný správně si můžete zkontrolovat v sekci Kontakty - Osoby nebo Společnosti.

Odstranění kontaktu

V případě, že budete chtít kontakty odstranit. Zaškrtnete checkbox v prvním sloupci u vybraného kontaktu.

Poté se zaktivují akce nad seznamem kontaktů. Z nich si vyberete možnost „Odstranit“.

Výběr potvrdíte tlačítkem „Provést“ a následně dojde ke smazání kontaktu.

Import více kontaktů

Ve vertikálním menu klikněte na Kontakty a poté na Importy.

Budete přesměrováni na novou podstránku, kde kliknete na tlačítko „Nový import“.

Výběr metody nahrání dat

Zobrazí se vám první krok importu kontaktů do Reago CRM. 

Z nabídky si vyberte nahrání dat pomocí kopírování a následného vložení do tabulky v následujícím kroku "Zkopírovat a vložit ze souboru" nebo nahráním samotného souboru ve formátu .csv nebo .txt "Nahrát datový soubor". Výběr potvrďte kliknutím na tlačítko "Další krok pro nahrání dat". 

Zkopírovat a vložit ze souboru

V případě výběru možnosti Zkopírovat a vložit se souboru budete přesměrováni do druhého kroku importu dat.

Do kolonky Název importu vyplňte vlastní název importu. 

U Typ kontaktu vyberte, do jaké databáze se mají kontakty naimportovat. 

Pokud tabulka obsahuje i první řádek s názvy sloupců, ponechte zaškrtnutou možnost Záhlaví tabulky. 

Do prostoru tabulky Místo pro vložení zkopírovaných dat z tabulky vložte zkopírovaná data. 

Vše potvrďte kliknutím na tlačítko "Nahrát". 

Nahrát datový soubor

V případě výběru možnosti Nahrát datový soubor budete přesměrováni do druhého kroku importu dat.

Do kolonky Název importu vyplňte vlastní název importu.

U Typ kontaktu vyberte, do jaké databáze se mají kontakty naimportovat.

U Oddělovače doporučujeme ponechat automatické nastavení. 

U Ohraničení poté vyberte znak, který ohraničuje hodnoty mezi jednotlivými sloupci 

Pokud tabulka obsahuje i první řádek s názvy sloupců, ponechte zaškrtnutou možnost Záhlaví tabulky.

U CSV souboru nahrajte soubor s kontakty, který budete chtít importovat. 

Spárování nahraných dat

Ve třetím kroku importu je důležité sjednotit sloupce z importovaných dat se sloupci v Reago CRM. 

V prvních dvou sloupcích jsou zobrazovaná data z importovaného souboru. 

Ve třetím pak vybíráte názvy sloupců v Reago CRM, které budou odpovídat hodnotám z importovaného souboru. 

V posledním sloupci pak vyberte hodnotu, kterou systém bude brát jako primární pro sjednocení nových dat se stávajícími daty v Reago CRM. 

Vše potvrdíte kliknutím na tlačítko "Pokračovat".

Editace dat souboru

Ve čtvrtém kroku uvidíte souhrn hodnot v rámci importovaného souboru. Zjistíte zde, kolik kontaktů je vhodných k importu a bude naimportováno. Zároveň ověříte, kolik kontaktů je neplatných a kolik duplicitních. Duplicitní a neplatné kontakty můžete v tomto kroku upravit. Tato data nebudou do Reago CRM importována! 

Kontrola shody

V předposledním kroku volíte, jak má být s nově importovanými daty naloženo vůči stávajícím datům v Reago CRM. 

Žádná shoda - unikátní kontakty, které v Reago CRM nejsou k dispozici. 
Jedna shoda - kontakty, které jsou jak v importovaném souboru, tak i v Reago CRM. 
Více shod - kontakty, které jsou v Reago CRM vícekrát. Zde systém vyhodnocuje již stávající stav dat v CRM systému.

U výše uvedených stavů vybíráte možnosti, jak s nimi bude systém dále pracovat.

Importovat - data budou importována
Aktualizovat - data budou aktualizována
Aktualizovat (u posledního přidaného kontaktu) - data budou aktualizována u posledního přidaného kontaktu v Reago CRM
Aktualizovat (u prvního přidaného kontaktu) - data budou aktualizována u prvního přidaného kontaktu v Reago CRM
Přeskočit - data nebudou nahrána

Kontakty si můžete označit i tagem.

U kontaktu důrazně doporučujeme nastavit oprávnění (Přidat oprávnění) s nakládáním daného kontaktu. Tyto možnosti jsou k dispozici u každého stavu - Žádná shoda, Jedna shoda, Více shod. Bez nastavení oprávnění nelze odesílat kampaně. 

V případě, že se nejedná o první import a do systému importujete nová data o kontaktech, které již v Reago CRM naimportované máte (data ve sloupci Jedna shoda) a zároveň u těchto již importovaných kontaktů máte nastavené oprávnění, oprávnění v tomto kroku importu nemusíte vybírat. V případě, že byste zde oprávnění vybrali, dojde k aktualizaci těchto dat u již stávajících kontaktů v Reago CRM. 

Nastavení potvrdíte kliknutím na tlačítko "Pokračovat".

Shrnutí importu

Poslední krok importu dat, ve kterém získáte přehled o tom, kolik kontaktů bylo nově importováno či aktualizováno.